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Problemas en las operativas de comercio exterior

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“Identificar los problemas en las operativas de comercio exterior y prever las soluciones de las mismas, nos permiten aumentar la eficiencia y por tanto, minimizar costes”

Por: Dora Cuevas

En la actualidad, las pequeñas y medianas empresas (pymes) se enfrentan con múltiples dificultades que pueden venir desde la estructura de su conformación legal (constitución legal: en acta constitutiva), si está registrado adecuadamente desde el punto de vista fiscal, si tienen el padrón de mercancías adecuado, los servicios contratados para llevar a cabo estas actividades o incluso, que se le de poca importancia a la dirección de dicha empresa, la cual debe premeditadamente tomar las decisiones más favorables para esta.

Sin embargo, desde mi experiencia y en caso particular en México, existen dos vertientes que impactan en la pyme, como es el desconocimiento de las operativas de comercio exterior y los costos. Adicionalmente a lo anterior, también hay que tener en cuenta, que no solo basta con el deseo y la capacidad para abastecer un mercado extranjero, sino que también hay que conocerlo y en su proceso se enfrentan a otras situaciones de riesgo, como: la incapacidad para conocer tendencias y condiciones en el mercado destino, conductas oportunistas que pueden llevar al engaño, la manipulación de la información, el eludir responsabilidades, entre otras. 

Está claro, que una pequeña empresa no tiene la misma capacidad que una entidad ya consolidada internacionalmente, inclusive, la manera de hacer negocios de la pyme es diferente, ya que esta se tiene que adaptar a su estructura, de modo que esta no tendría el mismo control al hacer cumplir contratos, el intento de controlar otros tipos de riesgos políticos y legales, lo cual estaría aumentando su exposición y afectación a causas externas.

Actualmente las dificultades y/o problemas más visibles de la pyme, que he observado en relación a las operaciones de comercio exterior, son las siguientes:

1. Desconocimiento del proceso aduanero.

2. Ignoran las regulaciones y restricciones arancelarias del país destino donde desean exportar su mercancía.

3. Desconfianza por el tipo de documentación que se les requiere para la gestión aduanera, la agencia aduanal solicita: acta constitutiva, poder notarial, identificación del representante legal, RFC del representante legal y de la empresa, comprobante de domicilio de la empresa y del representante, inscripción en el padrón de importadores y exportadores, algún diagnóstico que se requiera para evaluar su capacidad de exportación, etc.

4. Desconocimiento en la operación logística, impactando así de manera negativa los costos adicionales a los precios ya negociados, costos que son atribuibles o replicados por intermediarios en las operaciones logísticas.

5. La mala planeación de la operación de comercio exterior, ya que en ocasiones primero compran la mercancía y una vez llegada al país, de manera inmediata piden un agente aduanal, lo cual puede causar desfases de tiempo poco positivo tanto en los costos como en el inventario de dichas entidades.

6. No saber el padrón sectorial adecuado para su mercancía, con lo cual, se hacen pagos a intermediarios que afectan en gran medida los costes y oportunidades de márgenes comerciales.

Lo anterior son algunos de los problemas más comunes que hacen difícil y engorroso el procedimiento aduanero para una pyme y podríamos observar, el cómo en la mayoría de las veces se les pretende dar solución a estas dificultades; por mencionar algún ejemplo que ocurre muy seguido: formación o capacitación al director de dicha empresa, el cual, en la práctica, no puede tomar tantos cursos como fuera posible, ya sea por la falta de tiempo o de la falta de una adecuada planificación, con la consecuencia del abandono del proceso de formación, y optar finalmente, a depender totalmente de los servicios de los agentes aduanales o todos los servicios externos que contrata para esto. Como consecuencia final, se observa una falta de comunicación (malos entendidos) y una falta de control de todos los servicios, produciéndose aumento de los costes y la falta de un desarrollo de su futura área de exportación.

Pero el desconocimiento se paga más caro de lo que se cree, ya que al final de todo, quien está dirigiendo sus decisiones es un externo y al desconocer dichos procesos no sabe si realmente está pagando lo justo y eso aunado a los costos, que ya son onerosos en la operación aduanera, además, de que a veces no se cuenta con la capacidad de soportarlos (algunas deben contar con cuentas en garantía) con alguna mercancía o un soporte económico desde sus primeras operaciones. Por mencionar algunos costos más básicos del despacho aduanero, del cual la pyme no cuentan con apoyo, como es el caso, de que los trámites aduaneros se prolonguen en el tiempo, puede minimizarse debido a que los recintos fiscalizados -como por ejemplo ICAVE- les proporcionan más días libres de almacenaje, o bien las navieras (en el caso de operaciones marítimas) les dan no solo 7 días que son los obligatorios libres de demoras, sino que les pueden otorgar (sujeto a negociación informal) de 14 a 21 días libres de demoras, lo que beneficia a las grandes empresas para ahorrar en sus importaciones; mientras que la pyme deben conformarse con sólo 7 días, y pagar cada día subsecuente en caso de excederse.

En el caso anterior, el agente aduanal pide a la pyme que liquide la cuenta, porque de lo contrario, no liberará su mercancía. Este es un problema muy frecuente que concluye con la pérdida de la mercancía por falta de dinero o de financiamiento por parte de la agencia aduanal, caso contrario a las empresas grandes, ya que a estas empresas si se les financia las maniobras o incluso los impuestos, con tal de adelantar sus operaciones y liberarlas en tiempo y forma, con el afán de contribuir a que la empresa no genere más gastos, ya que desean seguir brindándoles un servicio de excelencia por la misma capacidad económica que las grandes empresas tienen.

Dificultades en los pagos internacionales:

Las dificultades de la pyme puede aparecer también en el momento de realizar el pago, en estas circunstancias, la cuestión es cómo negoció la pyme el pago de la transacción internacional. Lo ideal para la pyme, es realizar los pagos con un cierto tiempo de crédito. A este nivel sucede, que muchas empresas realizan el envío de la mercancía una vez que reciben el comprobante de pago conteniendo la cantidad por los bienes adquiridos. Este es el método más seguro para todas las empresas, no sólo la pyme sino también para las grandes empresas. Otra opción sería, donde se hace el envío del producto y posteriormente se realiza el pago por la adquisición de los bienes, los cuales pueden ser pagados a 15, 30, 45 días, etc. Esta práctica es muy común cuando ya se tiene un historial positivo de pagos entre el comprador y el vendedor (se tiene tiempo trabajando juntos), de lo contrario, se corre el riesgo de un engaño o malo entendidos. Sin embargo, para este tipo de actos se recomienda la capacitación constante en métodos de pago internacionales.

Preparación previa de las operaciones de comercio exterior:

Desde mi punto de vista como consultora y para las mejores prácticas, antes de comenzar las operaciones de comercio exterior como pyme, recomiendo ampliamente la “preparación de terreno”. Me refiero, en hacer un análisis y valoración de la estructura legal, fiscal, financiera, operativa, logística y organizacional de la pyme, para valorar el estatus o potencial exportador (ver: “¿Está preparada su empresa para exportar?”) de la pyme y poder realizar los ajustes y preparación adecuada que corresponda.

Finalmente, otro elemento fundamental que no se debe pasar por alto, es conocer el mercado que se desea conquistar, con la formulación de un estudio de mercado práctico y sencillo para el caso de la exportación o el proceso de internacionalización. Aunado a lo anterior, se debe conocer tanto las restricciones y regulaciones no arancelarias de dicho mercado; como también los correspondientes impuestos e instruirse de manera adecuada en cada uno de los bloques de la cadena que este proceso conlleva, ya que una empresa no es en absoluto la misma una vez que entra en el mundo del comercio exterior.

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